Varför budgetera?

Varför budgetera?

Varför budgetera?

Ett viktigt syfte med den ekonomiska planeringen är att informera ledning, styrelse och ägare om förväntade framtida ekonomiska resultat. Ett annat syfte, att få till en god ekonomisk styrning, får ibland för litet fokus. I många organisationer görs den ekonomiska planeringen i alltför stor utsträckning av ekonomiavdelningen. Ansvariga i organisationen involveras inte i tillräcklig omfattning i detta arbete. Några konsekvenser kan då bli:

  • Osynkroniserade verksamhetskritiska beslut
    Ansvariga som inte involverats tillräckligt i den ekonomiska planeringen får lätt bristande kunskap om de ekonomiska målen. De riskerar därmed att driva verksamheten i en riktning som inte går hand i hand med andra delar i organisationen. Många mål är ofta oförenliga sinsemellan. Ett exempel är lönsamhet och marknadsandel. Om en del i organisationen prioriterar lönsamhet kanske en annan del i samma organisation sitter med överkapacitet eller tvärtom.
  • För sena insikter
    Ansvariga som inte involverats tillräckligt i den ekonomiska planeringen ges inte möjlighet att reflektera över de ekonomiska målen i tid. Diskussionen om dessa och hur de bör uppnås blir lidande. Insikter om behov av justeringar och dess genomförande blir försenade vilket påverkar måluppfyllelsen negativt.

Detta kan bli förödande för vissa organisationer. Den diskrepans mellan det resultat som den ekonomiska planeringen visar och verksamhetens prestation kan bli stor.

Görs budgeten enbart för att informera ledning, styrelse och ägare
eller är avsikten också att få till en god ekonomisk styrning?

Att få till en god ekonomisk styrning kan dock vara utmanande. Verksamhetsansvarigas delaktighet i den ekonomiska planeringen är kritisk för att lyckas. Här kommer några idéer till dig på ekonomiavdelningen som i dagsläget upplever utmaning i detta avseende:

  1. Tydliggör konsekvenser
    Konkretisera konsekvenser där du gör kopplingar till din egen organisation och lyft dessa i relevanta forum. Tydliggör både negativa konsekvenser du faktiskt identifierat samt positiva konsekvenser du ser som möjliga att uppnå efter en eventuell förändring.
  2. Delaktighet genom anpassning
    Anpassa mallar för inmatning till de olika verksamhetsansvariga. Låt dem planera på de dimensioner som är relevant ur deras perspektiv. Försäljningsansvarig bör kanske fokusera på kunder eller produkter, projektansvarig kanske bör fokusera på resurser eller aktiviteter, etcetera.
  3. Delaktighet genom förenkling
    Förenkla mallar för inmatning genom att identifiera faktorer som driver intäkter eller kostnader där så är möjligt. Kategorisera och prissätt dessa. Låt inmatning göras i antal för dessa drivare. Beloppen kan räknas ut med hjälp av prislistor i bakgrunden. Rätt utfört kan detta innebära att verksamhetsansvariga kan fokusera på det relevanta som har stor betydelse utan att förlora sig i detaljer som har begränsad påverkan.
  4. Säkerställ kalendertid som möjliggör iterativt arbetssätt
    Ett iterativt arbetssätt är en förutsättning för att förändringar i den ekonomiska planeringen i en del av organisationer kan få motsvarande förändring i annan del. Det är också när tid att iterera planeringen som rimligheten i den ges möjlighet att diskutera. Då kan eventuella orealistiska antaganden justeras och få relevant konsekvens i organisationens olika delar.
  5. Upprepa och fokusera
    Förutsättningar för verksamheten blir ofta snabbt irrelevanta. Det är få organisationer som kan hävda att förutsättningarna är oförändrade i ett helt år. Den ekonomiska planeringen bör därför upprepas under året för att spegla dessa. Ökad planeringsfrekvens med bibehållen hög delaktighet ställer större krav på fokus och enkelhet. Respektive verksamhetsansvarig behöver få släppa detaljer för att kunna fokusera på det relevanta.

Vad är syftet med den ekonomiska planeringen i din organisation?
Vilket fokus ligger på att få till en god ekonomisk styrning och
på vilket sätt är planeringsprocessen upplagd för att stödja det?

Mikael Winander, Lösningsarkitekt, Effectplan