Måste göra något åt systemstödet?

Varför arbetar minst 80% av alla stora och medelstora företag i Norden med en standardiserad budget och prognos där Excel är det enda systemstödet?

Om man tittar tillbaka på de senaste 20 åren så är det rätt fantastiskt vad som hänt kring bokslutsprocessen, fakturaprocessen och inköpsprocessen samt material och produktionsstyrning. Personalstyrkan kring dessa
processer har mer än halverats och processerna har en kvalité som vi tidigare bara kunnat drömma om.

När man sedan tittar vidare på finansiell planering med budget och prognos, så finner man att det mer eller mindre varit rätt stiltje de senaste 20 åren. Väldigt många jublade när kalkylarken med Lotus123, och sedan Excel, gjorde entré men många verkar ha fastnat där. Excel jockeys och controllers skapade en sekt kring Excel medan de stora BI-utvecklarna gjorde system för de riktigt stora företagen. Dyra och konsultberoende system som var cementerade och krävde Excel för att fungera.

Processerna har inte förändrats så mycket. Detaljnivåerna ligger på samma nivå där det mesta utförs centralt och förankringen görs via olika planeringsmöten. Men, själva ägarskapet för budget och prognos ligger oftast på central ekonomi, kanske till och med på koncernekonomi.

Det kan även vara så att man arbetar med en planering som skapats av en drivande avdelning, som gör att man sedan inte riktigt kan stämma av planen mot utfallet. Varianterna är lika många som det finns organisationer.

Jämför man systemstödet mellan bokslut och planering så är det bara högst 20 % av företag med över 500 anställda som har systemstöd för sin budget och planeringsprocess. Hur många procent som har systemstöd för bokslut och de andra processerna tror jag att ni vet som läser detta.

Nej, jag anser inte att Excel är ett systemstöd oavsett om det är sammankopplat med en databas.

När man sedan kommer till själva diskussionen kring budgetens vara eller inte vara så är det inte oväsentligt men det har haft för stort utrymme. Många går och tittar på modellen Beyond Budget eller andra modeller och kanske blir de avskräckta då de inser att det krävs väldigt mycket förändringsarbete för att kunna applicera modellen. Steget blir för stort. Oavsett modell eller systemstöd så krävs det förändring. Tänk bara på alla förändringar som gjorts inom era egna ekonomiprocesser och vad det har skapat för mervärde. Boksluten och fakturarutinerna flyter på med halverad personalstyrka och dubbelt så snabbt som för tio år sedan. Jobbar du i ett företag som de senaste tio åren behållit modellen med budget och tre prognoser där ni arbetar uteslutande med konto och kostnadsställe där ni nyttjar Excel på alla nivåer?

Tänk om och tänk nytt! Troligen kommer ni en vacker dag att krävas göra en månatlig planering som är resurs, produkt eller aktivitetsbaserad där drivare är basen och ni rullar allt.

Beslutet om en sådan modell kommer kanske inte ni att ta, utan det kommer era ägare att kräva. Varför inte föregå ett sådant beslut! Var förberedd på en framtid som kommer närmare för var dag.