Mickebanner

Mikael Winander berättar om Effectplan för 130 besökare på Qlears Kommunkunddag i Helsingborg 1 juni

Kan du förbättra din ekonomiska planeringsprocess?

Min bakgrund som controller och ekonomichef sedan 1999 har givit mig perspektiv på arbetet med ekonomisk planering. När jag reflekterar över dess betydelse i de olika organisationer jag har erfarenhet från landar jag i slutsatsen att den är som viktigast i kommunal sektor. Kraven på chefer att bedriva verksamheten inom budgeterad ram i en kommun är starka. Det gäller inte minst inom förvaltningsområden som skola eller vård och omsorg. Där handlar det till och med om att varken använda mer eller mindre än tilldelade ekonomiska resurser. I båda dessa fall kan chefen komma att ifrågasättas.

  • Om faktiskt ekonomiskt resultat är sämre än budget behöver chefen förklara varför inte verksamheten kunde klara sig inom budgetramen.
  • Om faktiskt ekonomiskt resultat är bättre än budget behöver chefen istället förklara varför inte dessa resurser har använts till förbättrad måluppfyllelse.

En otillräcklig ekonomisk planeringsprocess skapar osäkerhet. Den gör att många verksamhetschefer blir återhållsamma. Det anses hos många som en större förseelse att ha använt mer än tilldelade resurser jämfört med det motsatta. Ekonomiska medel som bara ”kanske” finns tillgängliga används ofta inte alls. Det innebär till exempel att lärare eller vård- och omsorgspersonal inte rekryteras. Därmed kommer de heller inte barn eller brukare till del i den utsträckning som politiker faktiskt beslutat om.

En väl fungerande ekonomisk planeringsprocess innebär att ett framtida ekonomiskt resultat kan förutses med god precision på ett snabbt och effektivt sätt. Vad är då viktiga faktorer för att åstadkomma detta?

  • God kvalitet i den ekonomiska bokföringen. Varje fel i det faktiska utfallet i bokföringen behöver kompenseras manuellt. Ju fler brister desto större risk att även prognosen blir fel.
  • Lokalt ägarskap av den ekonomiska planeringen. Chefer nära verksamheten känner den bäst. De förstår hur förändrat antal barn i skola eller brukare inom vård och omsorg kan bemötas. Känner de även ägarskapet över den ekonomiska planeringen innebär det att tänkta förändringar med automatik inkluderas i prognosen.
  • Ordning och reda på nyckeltalen. För att säkerställa rätt fokus i planeringsarbetet är ordning och reda på de relevanta nyckeltalen som påverkar ekonomin avgörande. De behöver vara kvalitetssäkrade, automatiskt uppdaterade och lättillgängliga.
  • Ambitionsnivå som tillåter frekvent uppdatering. En frekvent uppdaterad prognos ger snabb återkoppling. Chefen får därmed ekonomiska underlag som visar eventuellt behov av åtgärd och dess omfattning. Försenade förändringar innebär att ett ekonomiskt underskott blir större än det hade behövt vara eller att barn och brukare får mindre tillgång till de av politikerna beslutad resurstilldelning. Vikten av en ambitionsnivå som tillåter frekvent uppdatering av den ekonomiska planeringen är därför väsentlig.

Din roll som operativt ansvarig för den ekonomiska planeringsprocessen i skola eller inom vård och omsorg är förmodligen viktigare, bredare och mer utmanande än många tänker sig. Ett resultat som avviker motsvarande 1 procent jämfört med total omsättning är i många företag fullt acceptabel. I en verksamhet som omsätter 1 000 MSEK motsvarar det 10 MSEK. Denna endaste lilla procent innebär dock ungefär 20 heltidsanställda inom skola eller vård- och omsorg ett helt år. Ur både ett politiskt och ett medborgarperspektiv anses sannolikt till och med denna prognosprecision otillräckligt. När du lyckas i ditt arbete med den ekonomiska planeringen bidrar du till ökad välfärd, det hoppas jag känns bra.

Om du nu reflekterar över din nuvarande planeringsprocess… ser du att den skulle gå att förbättra?

Jag är tacksam för den tid jag fick som ekonomiansvarig i kommunal sektor och önskar ge tillbaka av mina erfarenheter och insikter till er som nu sitter i denna roll och kanske känner att utmaningen är stor men viktig.

Mikael Winander, Effectplan