Får din ekonomiska planering effekt?

Många organisationer har problem att få ut önskad effekt på verksamheten från sin ekonomiska planering. Ofta läggs  oproportionerligt mycket resurser på att få en budget- eller prognosprocess i mål. Tid och kraft saknas i tillräcklig omfattning till kommunikation och eventuella åtgärder till följd av analys och slutsatser av planeringsarbetet.

EkonomiskPlanering

Ekonomisk planering som får effekt i verksamheten är proaktiv. Den stödjer beslutsfattare i god verksamhetsstyrning. Planeringsprocessen är en integrerad del i beslutsfattares arbete och ses som ett stöd inför kommande beslut. Den är frekvent återkommande så att förändrade förutsättningar kan införlivas i planeringen.  För att lyckas med detta behöver den ekonomiska planeringen vara smidig. Här är några viktiga faktorer för att åstadkomma detta:

Drivarbaserad planering – rätt drivare med rätt detaljnivå

Ekonomisk planering bör huvudsakligen ske på ett begränsat antal drivare. De faktorer som verkligen har betydelse för verksamheten bör definieras som drivare i den ekonomiska planeringen. Rätt drivare med rätt detaljnivå ger tillfredsställande prognosprecision med fokus på det väsentliga vilket underlättar diskussion om beslut i verksamheten.

Decentraliserad planering med central kontroll

Ekonomisk planering bör ske decentraliserat i stor utsträckning. Ansvariga med god kunskap om verksamheten bör vara operativt aktiva i planeringen. De bör ges möjlighet att planera på de identifierade drivarna som också är viktiga indikatorer på hur verksamheten inom respektive ansvarsområde presterar. Det är dock viktigt att den centrala kontrollen bibehålls i vissa avseenden. Det gäller till exempel arbetsflöde och tillhörande atteststruktur, behörighet till mallar och planeringsobjekt, vissa parametrar  som används som indata i beräkningar, etc. Decentraliserad planering med bibehållen central kontroll för ägarskapet av planeringen närmare de ansvariga som faktiskt beslutar och utför det som planeras. Dessutom säkerställs god ordning avseende versionshantering och vad som är godkänt i vilken instans. Risken minskar också att planering görs dubbelt eller att något faller mellan stolarna minskar i något avseende.

Dynamisk planering

Ekonomisk planering behöver kunna ske på planerarens villkor. För en del av organisationen behöver kunder eller produkter ligga i fokus för en annan är projekt det primära. Personalkostnader kanske ska hanteras på ett särskilt sätt för alla men separerat från övrig planering. Del av organisationen behöver kanske arbeta med ett antal konton medan ekonomiavdelning behöver kunna arbeta med alla på detaljnivå. Dessutom kanske nya planeringsobjekt tillkommer som kanske inte ens är kända sedan tidigare eller finns i något försystem. Dessa behöver kunna införlivas i planeringen under pågående process. Dynamisk planering gör det lättare för planeraren och bidrar till förbättrad prognoskvalitet och prognosprecision.

Iterativ planering

Planeringsprocessen behöver ske iterativt för att ta hänsyn till beroenden. Förändringar i ett avseende kan få konsekvens i annat avseende. Ökad försäljning kanske ökar kraven på leveransorganisationen. Svårigheter att rekrytera personal kanske innebär behov av att prioritera projekten annorlunda. För att fånga detta behöver analysarbetet göras under pågående planeringsprocess. Analysen diskuteras, dess slutsatser kommuniceras och eventuella korrigeringar kan inkluderas i planeringen innan prognosprocessen avslutas. En iterativ planering ger gör att planeringen får relevant påverkan som hänger ihop i de olika delarna

Ekonomisk planering som är drivarbaserad, decentraliserad, dynamisk och iterativ har goda förutsättningar att bli proaktiv och därmed få god påverkan på verksamheten. Planeringsprocessen kan bli en integrerad del i beslutsfattares arbete och ses sannolikt som ett bra stöd i att driva verksamheten framåt. Den är så enkel att den kan återupprepas frekvent vilket innebär att förändrade förutsättningar kan hanteras i ett tidigt skede.

Hur är din ekonomiska planering?

  • Till vilken grad är den proaktiv, ett stöd för beslutsfattare till god verksamhetsstyrning?
  • Till vilken grad är den reaktiv, endast en ekonomisk reflektion av en massa fattade beslut?

Mikael Winander, Lösningsarkitekt Effectplan