Fyra tips för effektiv ekonomisk planering

Känner du igen dig i att du inte får ut önskvärd effekt i verksamheten trots all tid och energi du och dina kollegor lagt ned på den ekonomiska planeringsprocessen? Tycker du att det läggs oproportionerligt mycket resurser på att få en budget- eller prognosprocess i mål?

Ekonomisk planering som får effekt i verksamheten är proaktiv. Den stödjer beslutsfattare i god verksamhetsstyrning. Planeringsprocessen är en integrerad del i beslutsfattares arbete och ses som ett stöd inför kommande beslut. Den är frekvent återkommande så att förändrade förutsättningar kan införlivas i planeringen. För att lyckas med detta behöver den ekonomiska planeringen vara smidig.

Mikael Winander, Lösningsarkitekt på Effectplan


Mikael berättar om att det som vanligtvis saknas för att uppnå en effektiv ekonomisk planering är kommunikation med eventuella åtgärder till följd av analys och slutsatser av planeringsarbetet.

 

Här får du fyra tips

 

  1. Drivarbaserad planering – rätt drivare med rätt detaljnivå

Ekonomisk planering bör huvudsakligen ske på ett begränsat antal drivare. De faktorer som verkligen har betydelse för verksamheten bör definieras som drivare i den ekonomiska planeringen. Rätt drivare med rätt detaljnivå ger tillfredsställande prognosprecision med fokus på det väsentliga vilket underlättar diskussion om beslut i verksamheten.

 

2. Decentraliserad planering med central kontroll

Ekonomisk planering bör ske decentraliserat i stor utsträckning. Ansvariga med god kunskap om verksamheten bör vara operativt aktiva i planeringen. De bör ges möjlighet att planera på de identifierade drivarna som också är viktiga indikatorer på hur verksamheten inom respektive ansvarsområde presterar. Det är dock viktigt att den centrala kontrollen bibehålls i vissa avseenden. Det gäller till exempel arbetsflöde och tillhörande atteststruktur, behörighet till mallar och planeringsobjekt och så vidare. Decentraliserad planering med bibehållen central kontroll för ägarskapet av planeringen närmare de ansvariga som faktiskt beslutar och utför det som planeras. Dessutom säkerställs god ordning avseende versionshantering och vad som är godkänt i vilken instans. Risken minskar också att planering görs dubbelt eller att något faller mellan stolarna.

 

3. Dynamisk planering

Ekonomisk planering behöver kunna ske på planerarens villkor. För en del av organisationen behöver kunder eller produkter ligga i fokus medan för en annan del av organisationen är projekt det primära. Personalkostnader bör hanteras på ett särskilt sätt för alla men separerat från övrig planering. Del av organisationen kan behöva arbeta med ett antal konton medan ekonomiavdelning behöver kunna arbeta med alla på detaljnivå. Dessutom kan nya planeringsobjekt tillkomma som inte är kända sedan tidigare eller finns i något försystem. Dessa behöver kunna införlivas i planeringen under pågående process. Dynamisk planering gör det lättare för planeraren och bidrar till förbättrad prognoskvalitet och prognosprecision.

 

4. Iterativ planering

Planeringsprocessen behöver ske iterativt för att ta hänsyn till beroenden. Förändringar i ett avseende kan få konsekvens i annat. Till exempel kan ökad försäljning öka kraven på leveransorganisationen. Svårigheter att rekrytera personal kanske innebär behov av att prioritera projekten annorlunda. För att fånga detta behöver analysarbetet göras under pågående planeringsprocess. Analysen diskuteras, dess slutsatser kommuniceras och eventuella korrigeringar kan inkluderas i planeringen innan prognosprocessen avslutas. En iterativ planering gör att planeringen får relevant påverkan som hänger ihop i de olika delarna.

 

Så här fungerar en effektiv ekonomisk planering

Ekonomisk planering som är drivarbaserad, decentraliserad, dynamisk och iterativ har goda förutsättningar att bli proaktiv och därmed få god påverkan på verksamheten.

Planeringsprocessen kan bli en integrerad del i beslutsfattares arbete och är ett bra stöd i att driva verksamheten framåt. Den är så enkel att den kan återupprepas frekvent vilket innebär att förändrade förutsättningar kan hanteras i ett tidigt skede.

På vilket sätt kan vi hjälpa dig med din ekonomiska planering?

Med ett riktigt bra verktyg för budget och prognos kan du styra företaget mot uppsatta mål och även identifiera de delar av organisationen där det finns förbättringspotential samt eventuellt nya affärsmöjligheter.

 

Ta kontakt med oss så hjälper vi dig komma igång!

 

Kontakta oss