Konton är för ekonomer

Konton är för ekonomer

Vad säljer vi till våra kunder när vi ringer upp eller besöker dem? Vad driver företagets kostnader? Det är det vi borde planera! Det är i alla fall få företag som säljer ”Huvudbokskonto 3010”.

I många företag görs budgeten och prognoserna av ekonomer och controllers. En av anledningarna är att planeringen i de flesta organisationer görs per konto, som är ekonomernas språk. Under mina år som controller jobbade jag så gott som uteslutande med planering i Excel. Oftast tog jag fram eller underhöll en kontobaserad resultaträkning som mejlades ut eller sparades ned på en gemensam mapp. Det var oftast samma mall till samtliga planerare för det underlättade när jag skulle konsolidera budgeten eller prognosen. Att den var kontobaserad berodde givetvis på att slutprodukten var en resultaträkning som skulle redovisas för ledningen och rapporteras in i ett kontobaserat koncernrapporteringsverktyg. Då var det enklast att använda konton redan från början. Annars hade jag själv fått sitta och mappa om budgeten till konton.

I stället för att planera på konton borde fler företag identifiera sina intäkts- och kostnadsdrivare och sedan använda dessa i planering och målstyrning. På intäktssidan kan drivarna exempelvis vara antal sålda varor eller tjänster, antal timmar eller liknande. På kostnadssidan kan det vara antal anställda, antal fordon, antal resor, antal timmar och antal sålda varor och tjänster. Då kommer de som budgeterar att använda samma begrepp i planeringen som de gör i vardagen. Det blir dessutom tydligare att sätta mål med drivare än med konton. ”Vi ska sälja 100 produkter nästa år” är tydligare än ”vi ska öka intäkterna nästa år med 10%”.

Med ett planeringsverktyg kan man sedan skapa beräkningar där man multiplicerar antalet enheter med enhetspriser och enhetskostnader och på så sätt hjälpa planerarna att räkna fram intäkter och kostnader. Prislistor per drivare och pris- och kostnadsjusteringar per period kan hanteras centralt och för alla planerare samtidigt. I ett planeringsverktyg kan man även koppla ihop respektive drivare med ett huvudbokskonto. Därmed kan planeraren planera på sina vardagsbegrepp och ekonomerna ändå få ut en resultaträkning på sina konton.

Ska sanningen fram så är det få medarbetare i en organisation, utöver ekonomerna, som pratar huvudbokskonton annat än just i planeringsprocessen.

– Jonas Stierna, Lösningsarkitekt, Effectplan