Fryshusets val av nytt budgetsystem

På Fryshuset fanns ett ökat krav från styrelse och ledning att få en bättre överblick över kostnaderna för de olika verksamheterna och bidrag från externa bidragsgivare. Fram växte behovet av ett modernt och effektivt systemstöd under budgetprocessen. Valet föll på budgetsystemet Effectplan.

Sammantaget har Fryshuset 400 anställda och 70 olika verksamheter med vitt skilda ekonomiska behov, vilket innebär att det också är 70 olika kostnadsställen att koordinera under budgetprocessen. Att addera alla kostnadsställen och sammanställa detta manuellt i ett enda kalkylblad i Excel blev ett för stort arbete. Det gick helt enkelt inte längre.

Vi kommer kunna korta ner budgetprocessen inklusive analys till en månad. Jenny Grönvall, ekonomichef Fryshuset

Jenny Grönvall som är Ekonomichef med det övergripande ansvaret för Fryshusets budgetprocess, såg behovet av att snabba upp budgetarbetet och inte ägna hela hösten åt budgetprocessen som de gjort tidigare år.

Ett modernare budgetsystem

Fryshuset tittade på tre olika budgetsystem men kom fram till att Effectplan var det bäst lämpade. Framförallt upplevde de Effectplan som ett modernare system tack vare gränssnittet som bygger på ny teknik. Därför blev valet av nytt  budgetsystem ganska enkelt.

Med Effectplan kände vi att vi kunde göra så mycket mer än med andra budgetsystem. Andra system kändes så ”stenåldern”. Här kunde vi vara med och påverka eftersom Effectplan kunde tillpassas till våra verksamheter på ett helt annat sätt än andra budgetsystem. Dessutom fick vi ett analysverktyg i samma system, säger Jenny.

Positivt mottagande hos användarna

På Fryshuset finns upp till 40 användare som hade enormt stora förväntningar på det nya budgetsystemet Effectplan.
Jenny kände självklart lite fjärilar i magen över hur Effectplan skulle tas emot av användarna. Särskilt nervöst var det eftersom de endast hade tid att ge användarna en kort utbildning i systemet, och att de därefter endast hade den resterande veckan på sig att göra sin budget.
– Användarna har varit enormt positiva till Effectplan. Mycket för att Effectplan är helt webbaserad, att det endast finns en version av budgeten. Tidigare kände användarna att de inte ägde sin budget eftersom det fanns chefer som kanske ändrat i budgeten. Men tack vare att det i realtid går att se förändringar fick användarna äntligen känna att de ägde originalet, säger Jenny Grönvall.

Med Effectplans kommentarsfunktion har  användarna dessutom kunnat sätta kommentarer genom att zooma sig in på minsta lilla beloppscell. Och exakt se vad verksamheterna beräknat köpa in. Det har skapat en helt annan transparens i budgetprocessen.

Samtidigt har Fryshusets ekonomiavdelning med Jenny Grönvall och Sanna Björling som är Controller kunnat vägleda användarna i realtid via telefon. Det har till exempel underlättat när användarna i Göteborg och Malmö behövt hjälp. Då har ekonomiavdelningen kunna vägleda dem live i telefon direkt via dataskärmen.

Analys med endast två klick

Efter installationen av Effectplan kunde Fryshuset för första gången göra helt andra analyser. Exempelvis har de  kunnat söka på specifika kostnadsställen, vilket gjort att de fått en helt annan kontroll över verksamheternas kostnader. De har även på ett effektivt sätt kunnat se om någonting är fel i budgeten. Det har resulterat i att de inte längre behöver lika mycket tid för att göra en bra verksamhetsanalys.

Med Effectplan har vi haft enorma analysmöjligheter. Exempelvis har vi kunnat söka på specifika konton. Förut var vi tvungna att slå ihop 70 olika kostnadsställen. Nu är det bara två klick, och vi ser hur mycket hela organisationen budgeterat för, för ett specifikt konto. Och så kan vi jämföra det med föregående år, berättar Jenny Grönvall.

Räknar med halvera tiden

Jenny Grönvall uppskattar att de kommer göra stora framtida tidsbesparingar eftersom de nu har en mer effektiv upp-arbetad budgetprocess i Effectplan. Både om de beräknar den minskade tiden för användarna och ekonomiavdelningen.

Jenny berättar att hon upplever konsulterna som jobbat med Effectplan på Fryshuset som kompetenta och flexibla personer. Dessutom har de sett lösningar med Effectplan som förbättrat budgetarbetet.

 

Kontakta oss

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Fakta

Fryshuset bedriver ett 40-tal olika verksamheter inom passionerade intressen, sociala perspektiv, skola samt utbildning & arbetsmarknad. De finns i Stockholm, Göteborg och Malmö och är representerade över hela landet via deras Riksnätverk av ungdomsorganisationer. Vill du veta mer om Fryshuset gå in på deras hemsida www.fryshuset.se.

Lär dig mer om Effectplan