Luftfartsverket berättar om sin framgångssaga med Effectplan

Luftfartsverket hade en anpassad budget- och prognoslösning som nått en punkt där en förändring behövdes för att möta det digitala förändringsarbete som organisationen stod inför. Utmaningen var att hitta ett system som kortade ner budgetprocessen samtidigt som man önskade göra budgeten på projektnivå.

Målet var att jobba mer proaktivt, snarare än reaktivt. Det var fler Excelbudget-varianter som snurrade runt i organisationen trots att vi hade ett system. Vi ville komma ifrån egna versioner för att minska felkällorna, säger Niclas Telje, Controllerchef på Luftfartsverket.

Luftfartsverkets lösning

Valet av budget- och planeringssystem föll på Effectplan, delvis då systemet kan integreras med flera olika BI system, och dessutom har sin egen rapportmodul. I den långsiktiga planen mot en modern teknologimiljö måste de lösningar som implementeras kunna utvecklas löpande i takt med kraven på systemen. Samtidigt som Effectplan implementerades ändrades även budgetprocessen och det är nu fler inom organisationen som aktivt arbetar med budgetering i systemet.

För Niclas Telje och Patrik Meijer com jobbar som projektledare på Luftfartsverket var det av ytterst vikt att det blev en positiv upplevelse av både system och process.

Farten och kvaliteten har ökat och vi kommer i framtiden att spara tid. Vi ville inte ha ett system med speciallösningar för vår organisation. Vi behövde ett standardsystem där det är möjligt att göra snabba uppgraderingar, säger Niclas

Implementering av Effectplan

I den nya releasen av Effectplan medföljer utökad funktionalitet i workflowflödet där det lättare kan kopplas på fler roller på samma användare och samtidigt kunna använda sig av subflöden. Detta var ett önskemål som LFV hade eftersom ansvariga bär olika roller i organisationen.

I rapportmodulen kommer det finnas en jämförelsevy där användaren i realtid kan jämföra olika projekt eller kostnadsställen.

Det här är lysande. Det här är precis vad jag vill ha. Det kommer att förenkla en hel del att kunna dra ut rapporter och skapa diagram utifrån jämförelser och dra nytta av detta i prognosen. Att göra det direkt i Effectplan utan att behöva nyttja QlikView är en stor fördel för oss.

Samarbetet med Effectplan

Både Patrik och Niclas upplever att det är ett lyckat projekt med den pressade tidplan som fanns att tillgå. Detta med tanke på att hela köpprocessen av ett nytt system, inklusive upphandling, började i februari 2015, avbrott för sommarsemester och ändå kunde projektet sjösätta ett system som kunde budgeteras redan under hösten.

Det är snudd på otroligt att ha implementerat ett nytt system i en så stor och komplex organisation på så kort tid. Tack vare båda parter, säger Niclas.

Med facit i hand och med den nya releasen av Effectplan kommer det här vara en framgångssaga. En drivande och kompetent projektledare och lyhörd leverantör är receptet för framgången.  Vi har ett agilt arbetssätt där vi har momentum genom snabba avstämningar. Rak och ärlig kommunikation är a och o. Effectplan lyssnar på oss.

Kontakta oss

Lär dig mer om Effectplan