Nettpartner valde Effectplan

Nettpartner budgeterade i en avancerad Excel-baserad lösning och behövde system som var mer säkert, tidseffektiv och kunde öppna möjlighet för framtida rullande prognostisering. Efter att ha jämfört olika system föll valet på Effectplan.

Den största utmaning som Nettpartner hade i sin organisation var att de hade sex företag i koncernen, 25 affärsenhet där de budgeterade per affärsenhet. De jobbade i en excelmodell som blev uppdaterad ett par gånger om året och sedan konsoliderades till koncernnivå.

Budgeterarna var osäkra på att de arbetade i en korrekt version och att de lagrade på rätt ställe i filstrukturen. Det var ofta frågeställningar kring om varje affärsenhet jobbade på gällande version av budgetmallen inför konsolideringen då det var ett avancerat excelark i flera nivåer.

Ett annat stort problem var osäkerheten kring mallarna. Det utfördes kontroller för att säkerställa att det var gällande mall som var i bruk.

Skulle man konsolidera rakt upp så var det ganska tidskrävande att sammanställa och jämföra äpple mot äpple, affärsenhet mot affärsenhet, företag mot företag. Det hände att affärsenheter satt och jobbade på egna versioner, säger Marius Borsheim, Business Controller och ansvarig för Effectplan projektet på Nettpartner.

I organisationen fanns en viss osäkerhet i om alla budgetansvariga var klara, så det behövdes två till tre omgångar för att kontrollera om allt var färdigt och om allt utfördes på rätt sätt i förhållande till budgetmallen.

I slutfasen av budgetprocessen, hade vi två dagars projektmöten där budgeterarna satt och jobbade hela dagen tillsammans. Därefter satt vi till sen kväll att sammanställa materialets så det blev klart för presentation dagen efter. Det var inte helt effektivt, berättar Marius.

Nettpartners lösning

Vi behövde huvudsakligen komma ifrån Excelmodellen och det arbetssätt vi hade. Vi behövde eliminera risker och möjligheten att göra fel, säger Marius.

Att använda Effectplan i kombination med vår Qlikview Business Intelligence-lösning säkrar en effektiv och ändamålsenlig budgetprocess. Automatisk konsolidering och analys i realtid möjliggör snabba iterationer och konvergens mot en slutlig budget, säger Åsgeir Nord, CFO på Nettpartner.

Nettpartner hade redan ett samarbete med bWise kring Business Intelligence lösningen QlikView. De behövde vara ett flexibelt system som lätt kunde administreras och integreras med QlikView. De behövde ett verktyg som gav dem möjlighet till selfservice. Det var av ytterst vikt att hitta ett användarvänligt system som var lätt att förstå för budgeterarna.

Vi hade en väldigt igenomtänkt och bra modell i Excel som vi kunde bygga vidare på i Effectplan, men med förbättringar, säger Marius.

Projektet kring Effectplan Diskussionen kring Effectplan började som en dialog under sommaren 2014, sedan togs beslut kring systemet i augusti samma sommar. Målet var att ha systemet färdigt för budgetering tidig december 2014.

”Vårt samarbete fungerade väldigt bra. Vi satt med vår existerande lösning i Excel och identifierade några förbättringspunkter. Vi hade en kort deadline och utmaningen med att det var ett helt nytt system där vi skulle bygga upp allt nytt från grunden. Men vi kom i mål tack vare flexibiliteten med Effectplan och konsultens kompetens! Och vi hade inte några problem tidsmässigt. Det var som sagt ett bra samarbete mellan oss och applikationskonsulten.” berättar Marius.

Intern lansering på Nettpartner Lanseringen i organisationen planerades noggrant och stegvis. Det lades ut en instruktion på förstasidan av Effectplan, som fungerar som en samlingspunkt för information kring planeringsprocessen. Detta följdes av en timmes introduktion över Skype. Därefter behövdes inte mer än en halvtimmes projektmöte. En av cheferna på Nettpartner nämnde att tack vare tidsbesparingen kan man till nästa år helt skippa att ha ett projektmöte där alla samlas för budgeten. Mötet kan istället koncentreras på prognos och analys. Systemet fick positiv feedback och inga större problem låg till hinder för lanseringen. Det var aldrig några ledtider eller systemfel. Idag är Effectplan så gott som inarbetat i organisationen.

Resultat av Effectplan i organisationen

Vi har förkortat budgetprocessen både tid och resursmässigt. Jag känner att hela kvaliteten på budgeten har blivit bättre. Tack vare Effectplans enkla integration mot QlikView och finansappen har vi fått bättre översikt. Vi har tillgång till full analys över det man har budgeterat och därmed blir vi medvetna om alla avvikelser och ändringar i realtid.  Mycket bättre än det vi tidigare haft möjlighet i Excel, säger Marius.

Det som har gjort störst skillnad och där Nettpartner har funnit flest värden är just i integrationen mot QlikView. En stor fördel för Nettpartner är just att kunna jämföra mot tidigare årets utfall och få prognoser i realtid.

Effectplan i framtiden på Nettpartner

Det finns mycket idag som vi inte använder än i Effectplan men som ligger i planeringen. Vi ska jobba mer med rullande perioder, rullande prognos och vi ser möjligheterna med att vara redo för den framtiden med Effectplan. Vi har redan en flerårsbudget idag i Excel och vi vill se vilka möjligheter vi har att flytta in den i Effectplan. I framtiden har vi stora förbättrings- möjligheter med funktioner som till exempel Workflow. Där ser vi stora utvecklingsmöjligheter i och med utökat användande av Effectplan i organisationen, berättar Marius.

Kontakta oss

Lär dig mer om Effectplan