6 tecken på att det är dags att sluta använda Excel som budgetverktyg

En budget är ett viktigt verktyg för att säkerställa att ett företag kan utvecklas enligt de planer som lagts fram av ägarna, styrelsen och ledningen. Det är lite som att staka ut rutten mot en destination på en karta – för att komma dit måste vi färdas en viss sträcka och måste tillryggalägga denna distans inom en viss tid.

Så länge en verksamhet är liten, okomplicerad och har en ekonomiansvarig med obegränsad tid kan det fungera bra att använda Excel i budgetarbetet. Det är ett verktyg som alla ekonomer och räkenskapsansvariga behärskar in i minsta detalj och det är väldigt flexibelt.

Detta gäller dock bara till en viss punkt. Fortsätter man att använda Excel bortom denna riskerar man att bolaget förlorar sin drivkraft eller att viktiga medarbetare lämnar bolaget. Då är det hög tid att implementera ett budgetverktyg som kan automatisera, effektivisera och säkerställa processerna – och göra budgeten till en resurs för bolaget.

Här är sex tecken på att ni redan har passerat denna punkt:

#1 Budgetprocessen är personberoende

Budgetprocessen i Excel börjar i många fall med en rad manuella åtgärder. Ibland måste man exportera siffror från ERP-/redovisningssystemet och importera dem till Excel, och kanske måste de då "tvättas" eller kvalitetssäkras. Sedan måste formler och länkar kollas upp och eventuellt uppdateras innan budgeten kan upprättas och åskådliggöras i grafer och tabeller.

Om det då bara finns en person i företaget som behärskar denna process eller som har erfarenhet av detta arbete är det ett tydligt tecken på att det är hög tid att hitta ett alternativ till Excel.

#2 Tidskrävande processer

Vi talade ovan om "obegränsat" med tid, men det finns det i praktiken ingen som har. Om de processer vi nämnde i förra avsnittet (förutom att vara personberoende) är tidskrävande, kan det hämma företagets utveckling. I ett företag som i hög grad är automatiserat har man vanligtvis extra stort behov av exakthet i denna del av budgetarbetet. Det underlättar styrelsens och ledningens arbete när de kan förlita sig på de siffror som presenteras.

En annan utmaning är att det – på grund av att det tar lång tid att få fram siffrorna – kommer att ta längre tid för ledningen att skaffa sig en tydlig bild av hur bolagets ställning på marknaden utvecklar sig. Det kommer att göra det svårt (eller kanske till och med omöjligt) att göra ett bra jobb med forecasting , och då kommer företaget att vara sämre rustat inför framtiden.

#3 Svårt att konsolidera data

Vid budgetering är det vanligen en förutsättning att man kan samla in och konsolidera data från hela företaget. Företaget behöver inte ens vara särskilt komplext för att detta ska innebära vissa utmaningar. Utan ett verktyg som kan hämta data direkt från källan, och sammanställa allt på ett enkelt och konsekvent sätt, riskerar verksamheten att inte få en tillräckligt enhetlig bild av verksamheten i tid för att kunna använda siffrorna på ett bra sätt med påföljden att Excel kan bli en akilleshäl för hela verksamheten.

#4 Problem med versioner och formler

I Excel krävs det en hel del jobb för att förhindra att någon av misstag råkar radera en formel, lägger in uppgifter i fel cell eller begår andra misstag vid införandet av siffror och uppgifter. Dessutom loggar Excel inte nödvändigtvis vem som gör vad i systemet vilket innebär att om någon haft en dålig dag och sluntit med fingrarna så att fel uppgifter kommit in i systemet, kan det ta lång tid innan detta uppdagas. Ingen verksamhet har råd med sådana fadäser.

#5 Svårt att samarbeta

Om det är flera personer som deltar i budgetarbetet blir det snabbt svårt att veta vilken version av Excelfilen som egentligen är den rätta. Plötsligt har någon gjort uppdateringar i fel ark och i bästa fall kan man rätta till felet utan att förlora alltför mycket tid, och i värsta fall går uppgifter förlorade som kan vara av avgörande betydelse för företaget.

#6 Säkerhetsutmaningar, tabbar och andra misstag

Under budgetarbetet behandlas företagshemligheter och potentiellt känsliga uppgifter. När sådana uppgifter vandrar runt i olika Excelfiler, och kanske skickas omkring till olika chefer eller mellanchefer är det lätt hänt att filer skickas fel eller hamnar i fel händer. Slutsats: Ju fler rörliga delar, desto fler punkter där det kan gå fel i Excel.

Men vad är alternativet?

Det finns särskilda budgetverktyg som gör det enkelt att importera data från olika källor och datasystem. Det kan krävas litet utbildning innan man kan börja använda dessa verktyg men de ger oftast mer tillförlitliga budgetar, bättre möjligheter till prognosarbete, en enklare väg till dashboards och datavisualisering – och ger en märkbart bättre nattsömn för såväl ledning som ägare och ekonomipersonal.