Vad man bör leta efter i ett bra budgetverktyg

Ett budgetverktygs främsta uppgift är naturligtvis att underlätta och effektivisera budgetarbetet. Men det finns en hel del saker du bör ta reda på innan du gör ditt val – alla verktyg är nämligen inte lika bra.

Om företaget till exempel går från Excel till ett specialiserat budgetverktyg kan vissa funktioner vara nya för er. Om ni däremot byter från ett så kallat on premise-system, där programvaran är installerad internt på företaget så finns det en del andra faktorer som det är viktigt att ha koll på.

I den här artikeln tar vi en titt på sådant du bör känna till, oavsett hur ni jobbar idag.

Import/export av data

Liksom andra programvaror är ett budgetverktyg aldrig bättre än de data man matar in. Se därför till att det verktyg du funderar på att skaffa kan utbyta data med företagets övriga system som behövs i budgetarbetet.

Det är också viktigt att det är enkelt att exportera data, så att du kan använda uppgifterna i en BI-lösning eller flytta dem till ett nytt system om det skulle behövas.

Molnbaserat och lättåtkomligt

Inget verktyg för budget- och prognosarbete bör längre installeras på en lokal server. I dag är det molnbaserade lösningar som gäller även på detta område. Dessa ger betydligt större värde och flexibilitet: leverantören står för all hantering, säkerhetskopiering och säkerhet, och kunden kan använda verktyget var som helst.

En annan fördel är att arbetet med budgetar och prognoser blir mindre personberoende – med ett molnbaserat verktyg kan fler personer i organisationen enkelt delta mer direkt i budgetarbetet. Du bör dock vara medveten om att alla molnbaserade budgetverktyg inte är lika bra. Läs vidare så får du veta mer om skillnaderna.

Snabb implementering och självbetjäning

Att komma igång med ett nytt budgetverktyg ska vara enkelt. Systemet är ju placerat i molnet, så att koppla upp det mot alla viktiga affärssystem bör vara en enkel sak. I ett modernt verktyg gör man budgetar och skapar rutiner själv, eller i samarbete med leverantören. Oavsett vilket, bör organisationens medarbetare själva kunna skapa och ändra mallar och rutiner

I ett modernt verktyg gör man budgetar och skapar rutiner själv, eller i samarbete med leverantören. Oavsett vilket, bör organisationens medarbetare själva kunna skapa och ändra mallar och rutiner.

Gemensam kodbas

Vissa leverantörer har gjort sina gamla lösningar tillgängliga i molnet på ett sätt som inte håller över tid: I stället för att ha en gemensam kodbas för alla kunder har de utvecklat separata kundunika lösningar och sedan installerat dessa i molnet.

Detta sätt att arbeta med programvaruutveckling blir snabbt dyrt för kunderna – dels för att driften blir mer tidskrävande i takt med att programvaran blir äldre och dels för att kunderna inte får ta del av alla fördelar med ett äkta molnbaserat system.

Behörighetshantering och loggar

När fler medarbetare ska delta i budgetarbetet uppstår ofta situationer där alla inte bör ha tillgång till all information – det kan till exempel handla om konfidentiell information om kunder eller affärspartners, uppgifter om medarbetarnas löner eller annan känslig information. I ett modernt budgetverktyg bör man därför kunna begränsa vilken information de olika användarna ska kunna se.

En annan viktig egenskap som verktyget bör ha är att allt loggas så att man kan se vem som har gjort vad. Om ni tidigare har gjort budgetarbetet i Excel så kommer ni garanterat att uppskatta denna funktionalitet. Det gör det nämligen enklare att kvalitetssäkra och kontrollera alla uppgifter som lagts in. Dessutom kan man enkelt se om en viss uppgift har uppdaterats – när och av vem.

Växla över till prognosläge

Budgetarbetet är oerhört viktigt eftersom det stakar ut en tydlig kurs för företaget under det kommande året. Men uppföljningen av budgeten är minst lika viktig.

Därför bör det vara lätt att växla mellan budgetläge och prognosläge i verktyget. Genom att faktiska siffror från verksamheten automatiskt importeras under året kan man göra prognoser som visar hur företagets olika avdelningar ligger till i förhållande till budget. För mer information, se separat artikel om detta.

Vägen framåt

Ett bra budgetverktyg kan även bidra till andra förbättringar av verksamheten. Därför är valet av verktyg viktigare än många tror. Om du vill veta mer om vad ett bra budgetverktyg kan innebära för ditt företag är du varmt välkommen att kontakta oss!